Gestion de risques

Jean Claude,

Merci pour votre réponse pleine de pertinence et d'intérêt.

>>JCD, OUI, les project reserves sont dans le budget du projet donc dans le BAC. Par contre vous pouvez décider de montrer sur votre courbe de tracking (pour la "earned value analysis") la Planned Value (sans contingency), donc votre "base line" pour le suivi sera sans contingency et votre BAC sera avec contingency.
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>[...]
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>>Troisième question :
>>Sur quel budget sont pris les coûts induits par les plans d'action ?
>>Directement sur le budget du projet ? Mais si le BAC n'inclut pas la réserve, je vais avoir une dérive !
>JCD, oui dans le budget du projet puisque les "project reserves" sant dans le BAC. D'où l'importance de faire une bonne analyse pour avoir assez de réserves.

Je sors de mon rôle d'apprenti PMP pour partager une réflexion plus de terrain.
La courbe en S est souvent utilisée (au moins dans les entreprises que j'ai fréquenté) pour plusieurs objectifs :
1- Pour le suivi de projet
2- Pour l'évaluation du chef de projet (entretien annuel)

Plusieurs points de vue budgétaires se posent sur le projet :
- le point de vue opérationnel : il faut que le projet rentre dans le BAC
- le point de vue gestionnaire : il faut avoir assez de cashflow pour alimenter le projet, le delta
entre le prix coûtant prévu et le prix de vente incluant la réserve ... mais aussi la marge qu'il est difficile de montrer au client ! :-)

Trois voies s'offrent alors :
- soit j'inclus la contingency reserve dans la courbe de suivi du projet
- soit je ne l'inclus pas
- soit j'en inclus une partie (et définis laquelle et pourquoi), l'autre partie devant être quand même couverte par le cashflow

Très rapidement, j'en arrive à éliminer 2 solutions qui ne permettent pas d'atteindre mes objectifs cités en début de propos. Pas vous ?

En conclusion de ma compréhension de vos propos, une grande liberté d'actions me parait donc possible tant que les parties prenantes sont en accord et les règles correctement documentées.

Avec mes remerciements et mes souhaits d'un bon week end.
Gilles Ambone
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Mailing list de discussion PMP, PMI, PGPM : http://objectifpm.free.fr

Gilles (à question longue, réponses longues, dans le texte, marquées par >>JCD)

Prenons le cas imaginaire d'un projet estimé d'un coût de 100. L'entreprise en tant que société pleine de bonnes pratiques, attribue une réserve de contingence de 15% pour gérer les aléas, soit 15.

Dois-je inclure ces 15 à mes 100 pour avoir mon BAC ou ne pas l'inclure ?
La management reserve ne l'est pas (page 187) mais quid de celle-là ?
>>JCD, OUI, les project reserves sont dans le budget du projet donc dans le BAC. Par contre vous pouvez décider de montrer sur votre courbe de tracking (pour la "earned value analysis") la Planned Value (sans contingency), donc votre "base line" pour le suivi sera sans contingency et votre BAC sera avec contingency.
Pour justifier toutes les réponses qui suivent, il est d'abord important de se mettre d'accord avec les Parties Prenantes principales en documentant les règles à appliquer dans ce qui s'appelle le "Plan de Management des risques".

Tout au long de mon projet, j'identifie mes risques et réalise une analyse qualitative pour avoir leurs criticités (+quantitative au besoin). En voici 3 nouveaux qui se présentent.

Le risque R1 est de niveau bas, R2 de niveau moyen, R3 de niveau haut.

Un plan d'action est mis en place pour R2 et R3.

Première question : qui est responsable de la définition et revue du plan d'action ? Pour R3, intuitivement, on sent que la hiérarchie doit donner son accord, mais quid pour 2 ? Le PMP pourrait il décider seul ?
Est-ce que le PMI impose quelque chose à ce niveau ou dit juste "il faut que l'entreprise décide qui a le pouvoir de décision" ?
>>JCD: Toutes les règles de fonctionnement et de décision doivent être documentées, négociées et acceptées par les parties prenantes principales (key stakeholders) dans le "Plan de Management des risques".

Suite de l'aventure ... Pas chance, les trois risques se réalisent.

Seconde question :
Qui décide de déclencher le plan d'action ? Le PMP ? Là encore, le PMI indique t'il "juste" qu'il faut que les règles du jeu soient claires ?

>>JCD: OUI et documentées dans le "Plan de Management des risques".


Troisième question :
Sur quel budget sont pris les coûts induits par les plans d'action ?
Directement sur le budget du projet ? Mais si le BAC n'inclut pas la réserve, je vais avoir une dérive !
>>JCD, oui dans le budget du projet puisque les "project reserves" sant dans le BAC. D'où l'importance de faire une bonne analyse pour avoir assez de réserves.

Quatrième question :
Est-ce que tous les coûts liés au risques tombent dans les 15% initiaux ou est-ce que le processus implique t'il une règle ? Par exemple R1 et R2 pourraient tomber sur la réserve mais pas R3. Là encore, le PMI implique t'il uniquement qu'il faut qu'il existe une règle sans best pratice établie ?
>>JCD: OUI encore, sauf cas particuliers comme les "Pure risks" qui tombent dans les management reserves

Cinquième question !
Page 184 du PmBok, il est indiqué que le PMP "peut utiliser à son gré [la réserve de contingence] pour faire face à des événements anticipés, mais non certains.".

Si je comprends bien, le PMP décide de l'usage de sa réserve ... mais ne risque t'on pas d'avoir un comportement "open bar" qui ferait que l'analyse de la réserve demanderait de rajouter sans cesse du budget puisque celle-ci a été utilisée "à son gré" ?
>>JCD: Pour éviter l'open bar", il faut revenir au "Plan de Management des risques" et bien indiquer quelles sont les délégations de responsabilité pour les décisions. En pratique, le PM (qui peut aussi être PMP!) va être le coordinateur, et prendra les décisions en accord avec les Parties Prenantes principales comme tout changement important dans le projet.

Voila mes commentaires

Bien amicalement

Jean-Claude Dravet (dravet@pmi-fr.org)

Bonjour

Je travaille actuellement en vue de passer ma certification en me basant sur mes notes de formation et le PMBok.
Je voudrais faire le point sur ce que j'ai compris de la gestion des risques et avoir votre avis sur ma compréhension et ce que je ne trouve pas dans le PMBok 3ième édition.

Prenons le cas imaginaire d'un projet estimé d'un coût de 100. L'entreprise en tant que société pleine de bonnes pratiques, attribue une réserve de contingence de 15% pour gérer les aléas, soit 15.

Dois-je inclure ces 15 à mes 100 pour avoir mon BAC ou ne pas l'inclure ?
La management reserve ne l'est pas (page 187) mais quid de celle-là ?

Tout au long de mon projet, j'identifie mes risques et réalise une analyse qualitative pour avoir leurs criticités (+quantitative au besoin). En voici 3 nouveaux qui se présentent.

Le risque R1 est de niveau bas, R2 de niveau moyen, R3 de niveau haut.

Un plan d'action est mis en place pour R2 et R3.

Première question : qui est responsable de la définition et revue du plan d'action ? Pour R3, intuitivement, on sent que la hiérarchie doit donner son accord, mais quid pour 2 ? Le PMP pourrait il décider seul ?
Est-ce que le PMI impose quelque chose à ce niveau ou dit juste "il faut que l'entreprise décide qui a le pouvoir de décision" ?

Suite de l'aventure ... Pas chance, les trois risques se réalisent.

Seconde question :
Qui décide de déclencher le plan d'action ? Le PMP ? Là encore, le PMI indique t'il "juste" qu'il faut que les règles du jeu soient claires ?

Troisième question :
Sur quel budget sont pris les coûts induits par les plans d'action ?
Directement sur le budget du projet ? Mais si le BAC n'inclut pas la réserve, je vais avoir une dérive !

Quatrième question :
Est-ce que tous les coûts liés au risques tombent dans les 15% initiaux ou est-ce que le processus implique t'il une règle ? Par exemple R1 et R2 pourraient tomber sur la réserve mais pas R3. Là encore, le PMI implique t'il uniquement qu'il faut qu'il existe une règle sans best pratice établie ?

Cinquième question !
Page 184 du PmBok, il est indiqué que le PMP "peut utiliser à son gré [la réserve de contingence] pour faire face à des événements anticipés, mais non certains.".

Si je comprends bien, le PMP décide de l'usage de sa réserve ... mais ne risque t'on pas d'avoir un comportement "open bar" qui ferait que l'analyse de la réserve demanderait de rajouter sans cesse du budget puisque celle-ci a été utilisée "à son gré" ?

Désolé d'avoir été un peu long, longueur due à ma volonté d'être clair.
Merci pour vos points de vue et éclaircissements.

Gilles
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