Comment démarrer un PMO ?

Voici une question que l'on m'a souvent posée. Bien sûr, pas de réponse universelle tant les types de PMOs peuvent être variés.

L'article référencé ci dessous de John Filicetti présente une approche qui peut tut de même vous être utile si vous devez vous lancer dans cette entreprise pour la première fois.

http://www.pmhut.com/steps-for-starting-a-pmo

ETAPE 1 (1-3 mois)

• Rencontrez le Comité de Direction de Projet pour écrire une description de poste de Directeur PMO ou de Manager PMO
• Embauchez les bonnes personnes

ETAPE 2 (3-5 jours)

• Conduisez une session de planning du PMO et discutez des Rôles du PMO, des responsables de comité, discutez des éléments à fournir et de la périodicité.

ETAPE 3 (10 semaines)

Inventaire des Projets :
• Démarrez une revue segmentée des projets actuels : par Division, par PMO, par Initiative, par département ou division, etc.
• En cette ère de communications électroniques, établir un PMO physique ne fera pas avancer votre société. Vous devez établir une zone de travail collaboratif, un PMO Virtuel pour permettre à votre direction, personnes impliquées, membres de l'équipe et clients de rester informés et connectés avec des informations projet en temps réel.

Réunissez :
• Numéro du Projet
• Nom de Projet
• Description de Projet
• Alignement avec l’initiative métier/business
• Interne ou Externe
• Division
• Département
• Type de Projet (Développement d'application, Infrastructure, etc)
• Chef de projet
• Sponsor du Projet
• Demandeur et Priorité Interne
• Date de Début
• Date de Fin Estimée
• Date de Fin Réelle
• Pourcentage de Complétude à ce jour
• Budget Estimé (Valeur Projetée ou Prévision de Coût)
• Le coût Réel (AC) à ce jour
• Risque Estimé (H, M, L)
• Impact/avantage Client
• Type D'investissement (Dépense, Capital, etc)

Calculez :
• Estimation du ROI ou Revenu
• Variance sur le planning
• Écart de coûts

Si possible, utilisez la Zone de travail collaborative ou l’outil de gestion de Portefeuille de Projet (PPM) (comme eProject) pour présenter :
• Santé du Projet ou Statut
• L'alignement de Portefeuille (par Initiative, objectif, comité de gouvernance, Département, Division, etc)
• Écarts de Projet (Dépenses, Ressources, Périmètre, Changement, Planning, etc)

Développement/Formation de Projet :
• Définissez des Rôles et des Responsabilités (des Comités de revue de Projet, du Comité de Gouvernance de Projet, du Personnel du PMO, des Chefs de projet, des Coordonnateurs de projet)
• Créez les descriptions de poste
• Créez les parcours professionnels
• Assignez les individus aux rôles identifiés
• Créez une Méthodologie de Gestion de projet, Modèles et Boites à outils pour chaque phase des projets

Outillage de Projet : Créer les Exigences d'Outils pour :
• Outil de Gestion de projet
• Outil de gestion de Portefeuille de Projet
• Tableau de suivi de Portefeuille de Projet
• Évaluez des outils et faites des recommandations pour des solutions.

Règles impératives : les Outils doivent travailler ensemble et la formation doit faire partie de solution.

ETAPE 3 (6 Semaines) Inventaire de Projet et Comité de Gouvernance

• Faites des recommandations pour la conservation, la consolidation, la réallocation des ressources projet, ou de mise à mort de projet basées sur les faits, les duplications, l'alignement avec les initiatives d'entreprise, le revenu et la disponibilité de ressources de projet.
Développement/Formation
• Créez le plan de formation avec description des cours et la progression de cours vers la formation de gestion de projet de la société et la certification si désirée
• Assurez-vous que chaque chef de projet a son Plan de Développement en place y compris la formation à la certification de gestion de projet de la société
• Créez le système de suivi de formation de certification en gestion de projet et communiquez la progression
• Développez le système de collecte des évaluations de l'efficacité des formations


ÉTAPE 4 – Mise en œuvre (3 mois) Développement / Formation

• Introduisez la formation de certification de gestion de projet de la société
• Introduisez la formation aux outils de management de projet
• Faites deux fois par semaine un rapport sur l’avancement des formations et réactions des étudiants
• Communiquez le Parcours professionnel de PM et affichez toutes les positions ouvertes.
Outils
• Exécutez installation d'Outil (s) de PM
• Communiquez sur le progrès d'installation et la stratégie d'outils
PMO
• Suivez les projets actifs pour des mises à jour dans PPM
• Offrez des services de coaching et de mentoring pour les projets suivis ou pas par le PMOs
• Offrez des services de Consultant PM avec les ressources disponibles