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http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2009/03/getting-serious-about-your-meeting-problem.html
Je lis toujours avec plaisir les petits mots de Seth Godin sur son blog. Provocateur patenté, il me fait souvent réfléchir à des pratiques que je ne questionne même plus tant elles font partie de mon quotidien. Ci-dessous ma libre traduction de son article référencé ci dessus.
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Soyons sérieux au sujet de notre problème de réunion
Avez-vous un tel problème ? Certaines personnes vont jusqu’à huit heures de réunions par jour. Chez Ford, ils ont pris l'habitude d'avoir des réunions pour préparer des réunions, juste être sûr que chacun avait la bonne histoire.
Si vous êtes sérieux sur la résolution de votre problème de réunion, de réaliser réellement quelque chose et d'économiser du temps, essayez ce qui suit pendant une semaine. Si cela ne marche pas, je serai heureux de vous rembourser complètement.
1. Vous comprenez que tous les problèmes ne sont pas identiques. Alors, pourquoi vos réunions le sont elles ? Chaque question mérite-t-elle une heure ? Pourquoi est-ce là une durée par défaut ?
2. Planifiez les réunions par incréments de cinq minutes. Exigez de l'organisateur de la réunion qu’il ait vraiment une bonne raison d'avoir besoin de plus de quatre incréments de temps de rencontre en face à face.
3. Exigez la préparation. Donnez des choses aux participants à lire avant la réunion et s'ils ne l’ont pas fait, virez-les de la réunion.
4. Enlevez toutes les chaises de la salle de conférence. Je suis sérieux.
5. Si quelqu'un arrive plus de deux minutes plus tard que la dernière personne à la réunion, il doit payer une amende de 10$ à la caisse café.
6. Apportez un sablier à la réunion. Quand il se termine, vous avez fini. Pas votre faute, c'est le minuteur.
7. L'organisateur de la réunion doit envoyer un résumé court par email, avec les actions, à chaque participant dans les dix minutes de la fin de la réunion.
8. Créez un espace public (grand tableau d'affichage ou une page web en ligne) qui permette aux participants aux réunions de noter réunions et organisateurs sur une échelle de 1 à 5 en termes d'utilité. Juste une simple case où chacun peut écrire un nombre. Observez ce qui se passe.
9. Si vous n'ajoutez pas de valeur à une réunion, partez. Vous pouvez toujours en lire le résumé plus tard.
C'est avant tout du marketing. C'est un spectacle, celui qui fait que votre équipe sait que vous traitez des réunions différemment maintenant.
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Personnellement, j'ai essayé à plusieurs reprise de faire réduire l'allocation de temps standard des réunions de 60 minutes à 45 minutes sans grand succès... ...il me faudra doc prendre l'approche inverse et faire justifier chaque incrément de 5 minutes à compter de la première minute de la réunion!
Je lis toujours avec plaisir les petits mots de Seth Godin sur son blog. Provocateur patenté, il me fait souvent réfléchir à des pratiques que je ne questionne même plus tant elles font partie de mon quotidien. Ci-dessous ma libre traduction de son article référencé ci dessus.
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Soyons sérieux au sujet de notre problème de réunion
Avez-vous un tel problème ? Certaines personnes vont jusqu’à huit heures de réunions par jour. Chez Ford, ils ont pris l'habitude d'avoir des réunions pour préparer des réunions, juste être sûr que chacun avait la bonne histoire.
Si vous êtes sérieux sur la résolution de votre problème de réunion, de réaliser réellement quelque chose et d'économiser du temps, essayez ce qui suit pendant une semaine. Si cela ne marche pas, je serai heureux de vous rembourser complètement.
1. Vous comprenez que tous les problèmes ne sont pas identiques. Alors, pourquoi vos réunions le sont elles ? Chaque question mérite-t-elle une heure ? Pourquoi est-ce là une durée par défaut ?
2. Planifiez les réunions par incréments de cinq minutes. Exigez de l'organisateur de la réunion qu’il ait vraiment une bonne raison d'avoir besoin de plus de quatre incréments de temps de rencontre en face à face.
3. Exigez la préparation. Donnez des choses aux participants à lire avant la réunion et s'ils ne l’ont pas fait, virez-les de la réunion.
4. Enlevez toutes les chaises de la salle de conférence. Je suis sérieux.
5. Si quelqu'un arrive plus de deux minutes plus tard que la dernière personne à la réunion, il doit payer une amende de 10$ à la caisse café.
6. Apportez un sablier à la réunion. Quand il se termine, vous avez fini. Pas votre faute, c'est le minuteur.
7. L'organisateur de la réunion doit envoyer un résumé court par email, avec les actions, à chaque participant dans les dix minutes de la fin de la réunion.
8. Créez un espace public (grand tableau d'affichage ou une page web en ligne) qui permette aux participants aux réunions de noter réunions et organisateurs sur une échelle de 1 à 5 en termes d'utilité. Juste une simple case où chacun peut écrire un nombre. Observez ce qui se passe.
9. Si vous n'ajoutez pas de valeur à une réunion, partez. Vous pouvez toujours en lire le résumé plus tard.
C'est avant tout du marketing. C'est un spectacle, celui qui fait que votre équipe sait que vous traitez des réunions différemment maintenant.
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Personnellement, j'ai essayé à plusieurs reprise de faire réduire l'allocation de temps standard des réunions de 60 minutes à 45 minutes sans grand succès... ...il me faudra doc prendre l'approche inverse et faire justifier chaque incrément de 5 minutes à compter de la première minute de la réunion!
