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    Gérer un projet grâce à un ERP (OpenERP), est-ce possible?

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    viacolare

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    Gérer un projet grâce à un ERP (OpenERP), est-ce possible?

    Message par viacolare le Jeu 4 Aoû - 20:24

    Par Frédéric Lévy & Vincent Iacolare (Dirigeant, Manager, Auditeur, Formateur, Professeur et Ecrivain militant)

    Pour commencer, OpenERP c'est quoi ?
    À noter, en guise d’introduction, qu’OpenERP est une marque déposée par OpenERP Sprl et Tiny Sprl. Il est opportun de la citer pour donner un sens pratique aux propos de ce paragraphe. Cette utilisation de marque constitue un usage normal et sincère, dénué de tout comportement visant à en faire la promotion aveugle ou au contraire à la dénigrer. Les informations ou autres commentaires sur tel produit ou système sont toujours factuels, sincères et issus de nombreux retours d’expérience de mise en œuvre.

    OpenERP est un PGI open-source de pilotage opérationnel et financier. Il va nous permettre de gérer pratiquement toutes les informations de notre entreprise.
    OpenERP fonctionne avec deux types de client : un client lourd (et donc chaque utilisateur devra installer un client sur son poste) ou un client léger de type web (qui évite le déploiement et sa fastidieuse gestion des configurations de poste).

    Comment gérer un projet en utilisant les modules d'OpenERP ?
    Parcourons quelques fonctionnalités et modules permettant de vérifier la faisabilité de la gestion d'un projet avec OpenERP :
    * Gestion des coûts : Le module de gestion budgétaire analytique nous permet de réaliser les budgets par section (projets, services...). Et de le suivre en temps réel en fonction, notamment des temps passés par les membres de l’équipe, des factures d’achats et de ventes ou même encore des notes de frais de nos collaborateurs.
    * Reporting et tableau de bord : Le module « tableau de bord » permet de définir les états à partir des données disponibles. Et comme toutes les données sont intégrées dans un même outil, tous les états sont possibles. Donc au-delà des classiques états financiers, nous pouvons établir des états très opérationnels en exploitant les données élémentaires, consolidées ou combinées (ratio, évolution...). Si les possibilités d’OpenERP étaient limitées par rapport à nos besoins, les données seraient facilement exploitables par un outil décisionnel (Business Intelligence ou BI).
    * Gestion des temps : Elle est assurée par un module « gestion de projet ». Il nous permet de gérer les activités de maîtrise et de suivi de tous les projets et actions. Concrètement, nous allons pouvoir découper le projet (éventuellement en sous-projet), définir les phases et les tâches avec leurs contraintes de planification et d’enchaînement, affecter les ressources humaines en fonction de leurs compétences et de leurs disponibilités.
    NB: La tendance des PGI de ces dix dernières années a été de s’intéresser de manière plus significative à la gestion des projets. Et ce, pour conquérir un nouveau marché : celui des sociétés de services. Donc ce type de module est depuis peu, bien développé dans les PGI.
    * Gestion des charges : Le module « suivi des temps passés » permet d’imputer et de contrôler les charges affectées par les différentes ressources sur les centres de coûts (codes analytiques), que ce soit sur des projets transverses de l’entreprise ou même sur des processus de production.
    * Gestion des ressources humaine (RH). Dans OpenERP, nous allons pouvoir facilement utiliser le module « ressources humaine » pour suivre un recrutement, identifier rapidement les différentes compétences et leur plan de charge ou encore réaliser une évaluation ou un bilan. Et ainsi, pouvoir réagir rapidement en cas d’indisponibilité d’une des ressources sans avoir à « frapper à toutes les portes » pour demander « qui connaît ? » ou « qui a les compétences dans l’entreprise ? ».
    * Gestion des communications. OpenERP permet une planification des actions et événements et une gestion fine de la confidentialité et de l’accès aux documents ou aux agendas et autres calendriers. Par exemple, le module « calendrier partagé » permet d’enregistrer, et même de déclencher les invitations aux réunions ou aux revues, ou encore d’enregistrer les résultats obtenus lors de la réunion (relevé de décisions), voire même d’y attacher le compte rendu (grâce au module de gestion documentaire).
    * Gestion des achats et approvisionnements. Le module « achat » assure la gestion de l’ensemble des informations contractuelles, tant en termes budgétaires, qu’en termes de suivi d’engagements financiers au niveau consolidé de l’entreprise dans son ensemble. Un réel atout en termes de maîtrise et de partage de l’information entre les différentes parties prenantes (chef de projet acheteur, dirigeant, prestataires, manager...).

    Quels intérêts ?
    . ça permet d'intégrer le management de projet au système de management de l'entreprise
    . il est ainsi possible de gérer ses projets de façon professionnelle sans pour autant se doter d'outils supplémentaires
    . gestion harmonisée et consolidée de tous les projets de l'entreprise
    . les projets tiennent ainsi compte des autres contraintes de l'entreprise (occupation des ressources et autres moyens sur les tâches autres que projet, comptabilité analytique, consolidation financière au niveau de l'entreprise, ...)
    . les actions, communications, ... issus de tous les processus de l'entreprise (les projets mais pas uniquement) sont gérés de façon homogène. Par exemple, les actions correctives émanant des projets, de la qualité, de la sécurité, ... sont gérées de la même manière

    Sources et précisions pour en savoir plus :
    . Source : ouvrage Solutions pour… intégrer le système de management de l'entrepriseIntégrer le système de management de l'entreprise, AFNOR Éditions, Vincent Iacolare & François Lorek.
    . Pour en savoir plus sur l'utilisation d'OpenERP, voir l'ouvrage [u]Solutions pour… développer l’entreprise numérique, AFNOR Éditions, Vincent Iacolare & Pierre Baudry.
    . Pour en savoir plus sur OpenERP, voir :
    - le site de l’éditeur : www.openerp.com/
    - la communauté OpenERP : openobject.com/

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